Capítulo 15. Diseño organizacional y valuación de puestos. Resumen

Cap. #15 Diseño organizacional y valuación de puestos. Resumen

Introducción: Para hablar de diseño organizacional primero hay que definirlo. El diseño organizacional es definir áreas y niveles que deberán componer la organización, las interacciones, sus diferentes componentes, la manera en que se establecerán los roles y puestos y las formas en que serán evaluados. Sus características principales son: 1. Permitir la ágil interacción de las diferentes áreas y niveles 2. Evitar las duplicaciones de funciones 3. Establecer pocos niveles organizacionales 4. Permitir que cada empleado se sienta importante en el logro de los resultados específicos de su área y de los de la empresa 5. Mantener el mínimo control necesario sobre el desempeño del trabajo.

El diseño de las estructuras debe estar en concordancia con la estrategia general del negocio y con la manera en que se desea administrar los recursos humanos.

Desarrollo:

Identificación de las áreas que compondrán las estructura.

·        Los procesos que rigen el diseño estructural por áreas son:

·        La producción y transformación de materiales.

·        La comercialización de sus productos y servicios.

·        La investigación y desarrollo de nuevos productos y servicios.

·        Financiamiento.

·        Desarrollo de la organización.

·        Desarrollo del personal que integra la empresa.

Cuando se desea impulsar una función específica, lo más recomendable es crear un elemento estructural para ello existen 3 formas:

1.    Creando departamentos completos encargados de un rol.

2.    Asignando la función a una sola persona, o dos, con un alto nivel jerárquico.

3.    Creando equipos temporales para proyectos claramente definidos.

Tipos de estructuras.

Líneas de dependencia directa: Muestran con precisión los puestos cuyos ocupantes son jefes de los ocupantes de otros puestos.

Líneas de dependencias indirectas (staff): Cuando el de un puesto requiere compartir su experiencia o conocimiento con otro puesto o grupo de puestos.

Estructuras matriciales: Aseguran una mejor representatividad de los intereses e ideas de todos los empleados en las decisiones.

Niveles organizacionales.

En cuanto a la determinación de los niveles, se ha enfatizado la importancia de crear estructuras organizacionales planas. Estas estructuras muestran las siguientes características:

La totalidad de la estructura consta de tres niveles: operativo, gerencial y directivo. 

Se desarrolla una amplia labor de capacitación y delegación de autoridad.

Los grupos son habilitados como equipos autosugestivos.

El rol gerencial se asemeja al director técnico de un equipo deportivo.

Los directivos tienen como responsabilidad la supervisión general de los sistemas de trabajo.

Los equipos logran trabajar de manera autosugestiva cuando desarrollan habilidades como:

·        Lograr acuerdos

·        Explorar alternativas para enfrentar los problemas

·        Obtener el compromiso para actuar

·        Manejar las excusas

La distribución de los roles en las estructuras.

Adaptando la propuesta original de Adizes, en una organización existen cuatro roles fundamentales: productor, administrador, creativo e integrador.

Productor – Vendedores, los obreros de producción y encargados de transacciones financieras.

Administrador – Auditoria y administración de sueldos y prestaciones de los empleados.

Creativo – Puestos de investigación y desarrollo, de mercadotecnia y responsables de promover nuevos negocios.

Integrador – Desarrollo organizacional, capacitación, altos directivos, responsables de administrar recursos humanos.

Ciclo de vida de la organización.

Nacimiento: Flexibilidad, tendencia a establecer controles y mecanismos de normatividad, recursos necesarios para apoyar desiciones productivas:

1.    Se establecen áreas pequeñas con alta capacidad de reorganización.

2.    Se privilegia la existencia de comités interdisciplinarios que establezcan los parámetros para la operación.

3.    Mantener pocos niveles organizacionales, para que los problemas, propuestas y sugerencias lleguen lo más rápido posible.

Adolescencia: Establecen cierta normatividad, reacciones rápidas, crecimiento no armonioso, expansión del mercado, conatos de luchas entre ciertos mandos. Es conveniente diseñar estructuras que apoyen la creatividad. Abriendo áreas específicas de investigación y desarrollo, de investigación de mercados o de mercadotecnia, mantener una sólida estructura de apoyo a la capacitación y el desarrollo de las personas y conservar estructuras planas y áreas poco numerosas.

Madurez: Adecuado equilibrio de la estructura, se mantienen pocos niveles, flexibilidad en los cambios, departamentos pequeños y orientados a la innovación en diferentes campos, reglas y procedimientos claros, mantener el cuidado de las personas que integran la organización. Es conveniente impulsar el trabajo en equipo, corresponsabilidad en el logro de los resultados y el apoyo en esquemas de cooperación entre las áreas.

Puestos:

Son definidos en función de: 1. Las cargas de trabajo. 2. Niveles de automatización. 3. Grado de especialización que se desea que se mantenga entre sí.

El proceso para definir el número de puestos que integran una estructura se basa en:

1.    Analizar la visión y la misión del negocio.

2.    Explicar el plan estratégico del negocio.

3.    Identificar el sistema de trabajo y los procesos y subprocesos claves que se pretende afectar en esas áreas.

4.    Elaborar flujos de operación, políticas, procedimientos y roles.

5.    Determinar las áreas y los niveles que deben conformar la estructura.

6.    Determinar el número de puestos y las funciones específicas de cada uno de ellos.

Estrategias para las cargas del trabajo:

·        Contratar personal por tiempo parcial.

·        Implementar horarios de trabajo flexibles.

·        Escalonar horarios.

·        Desarrollar personal multihabilidades.

·        Contratar personal “comodín”.

Esta estrategia permite a los jóvenes estudiantes una mayor identificación con la empresa que los contrata y de esta forma los inicia en el mundo del trabajo, se evitan cuellos de botella en la atención de clientes de la organización.

Horario Flexible:

Consiste en permitir a cada uno de los integrantes de la organización que establezca su propio horario de trabajo con absoluta libertad. El horario se hace del conocimiento de todo el equipo (para que entre pares puedan localizarse). No está permitido cambiarlo constantemente deberá permanecer inalterable por un mínimo de seis meses o un año.

De esta forma, los miembros de la organización sienten que sus necesidades personales son reconocidas y que pueden tomar el tiempo que requieran para llevar acabo las responsabilidades de su vida persona.

Descripción de puestos.

Herramienta para determinar lo que se espera de los diferentes puestos, entrevistas: aspirante, jefe, los clientes, se complementa con la observación directa y se elabora un borrador: presentando al jefe y al ocupante.

Beneficios: Asignación de funciones, necesidades de capacitación.

Desventajas: Un clima deteriorado sirve como excusa para un desempeño deficiente.

Marcos organizacionales: Documentos que describen la misión y los roles asignados a los ocupantes de una función en particular.

Proceso de los marcos organizacionales:

1.    Identificar la misión. ¿Qué se espera del ocupante? ¿Cómo debe lograrlo?

¿Para qué?.

2.    Describir los roles fundamentales del puesto.

3.    Descripción completa lo que se desea en cada uno de los roles.

Conclusión: La importancia del diseño organizacional radica en la dirección en la que la empresa se va a fundir es importante también la valuación de los puestos para organizar mejor la empresa y así hacerla funcional, significativamente hablando es un trabajo en conjunto para ver la empresa como un todo y que cada parte forma un pedestal importante para mantener a flote a la empresa.